En este sentido, los avances tecnológicos en este sector han conseguido que cada vez sea menos estresante y más sencillo viajar al extranjero por negocios, eliminando barreras y añadiendo nuevas herramientas que nos ayudan a que nos movamos como si estuviésemos en casa.
A continuación veremos algunas herramientas y aplicaciones que pueden hacer que nuestros viajes de negocios a España sean productivos, eficientes y, a la vez, seguros.
Herramientas para movernos como pez en el agua en los viajes de Negocios
Para aprovechar al máximo tu viaje a España y optimizar tu tiempo, es fundamental contar con las herramientas tecnológicas adecuadas. Descubre las apps y gadgets que harán tu vida más fácil y productiva, desde organizar tu itinerario hasta registrar cada céntimo.
1.Planificación
Antes de viajar, debemos asegurarnos, en primer lugar, cómo vamos a llegar. Junto con esto, también asegurarnos que tenemos donde quedarnos y, una vez allí, qué locales visitar a la hora de comer. Todo esto puede ―y debe, si no queremos sorpresas― hacerlo antes de salir.
En lo que respecta al alojamiento, es esencial hacer las reservas con suficiente antelación. Las plataformas en línea como Booking.com, Expedia y Hotels.com ofrecen la posibilidad de filtrar las opciones por ubicación, precio y servicios, todo lo que necesitamos para encontrar y elegir la mejor opción. Para mantener la productividad durante el viaje, puede ser útil reservar, por ejemplo, un hotel con centro de negocios abierto las 24 horas o que cuente con un espacio de coworking.
Para organizar el viaje en sí, se pueden utilizar aplicaciones de viajes como Skyscanner, Google Flights o Kayak para comparar precios e identificar las mejores ofertas. Además, existen paquetes que incluyen vuelos y alojamiento, que pueden suponer un ahorro adicional. Una vez llegados a España, recomendamos utilizar aplicaciones como Uber o Cabify, o reservar un taxi con antelación a través de servicios como FreeNow.
En cuanto a la elección de restaurantes, es preferible investigar qué restaurantes y cafeterías hay cerca del alojamiento. Los sitios de reseñas como TripAdvisor, Yelp o el mismo Google pueden ser un recurso útil en este sentido. Otra posibilidad son las aplicaciones de reparto a domicilio, como Deliveroo o Glovo, que facilitan la entrega de comidas en el hotel o en el lugar donde tengamos la reunión.
2.Seguridad
Es de suma importancia garantizar la seguridad de aquellos que viajan por negocios a España, y la tecnología puede desempeñar un papel importante en este sentido.
Es esencial disponer de un software de protección de datos eficaz. Dada la presencia de información empresarial sensible en sus dispositivos, es primordial protegerla de las ciberamenazas. Por ello, es necesario seleccionar un software que incorpora funciones como el cifrado, la protección mediante cortafuegos y el escaneado antivirus.
Además del software de protección de datos, es aconsejable utilizar una Red Privada Virtual ―VPN― para asegurar su conexión a Internet. Una VPN crea una conexión segura y encriptada entre el dispositivo e Internet, lo que dificulta que los piratas informáticos intercepten los datos. Esto es especialmente importante cuando se utilizan redes Wi-Fi públicas, algo muy común cuando se está de viaje, que son particularmente vulnerables a la piratería informática.
Tomando estas precauciones y gracias a estas herramientas, se puede reducir de forma considerable el riesgo de que se produzcan filtraciones de datos y pérdidas financieras durante los viajes de negocios a España.
3.Comunicación y conectividad
Otras de las características que tienen los viajes de negocio es que, a menudo, necesitamos estar constantemente disponibles y conectados con la oficina o la base de la empresa, y no siempre disponemos de un WiFi o conexión gratuita disponible.
Por suerte, cada vez es más sencillo conseguir eSIM de prepago en España para que nuestros dispositivos móviles cuenten con conexión a internet sin importar dónde estemos. Esta solución, aparte de ser práctica y económica, nos permitirá trabajar como si estuviésemos en casa, sin importar el lugar u horario.
Otra barrera a la hora de viajar al extranjero, sin importar si es por negocios u ocio, es el idioma. Comunicarse o entender a otras personas, tanto en reuniones como en la calle puede ser difícil si no conocemos o no tenemos tanto dominio del idioma.
4.Moverse por la ciudad
Otro punto que aplica tanto a viajes de negocios como a viajes de ocio es lo que respecta al moverse una vez llegado a destino. Si bien al viajar de ocio la presión es menor, este punto es particularmente importante si viajamos por negocios ya que tendremos citas y horarios que cumplir.
Cuando se visita una ciudad nueva, a uno a veces le puede resultar difícil orientarse. Sin embargo, el uso de las herramientas tecnológicas adecuadas puede facilitar mucho el proceso, permitiéndote explorar España o cualquier otro rincón del mundo como un lugareño en un abrir y cerrar de ojos.
Una de las herramientas indispensables para cualquier viajero es una aplicación de mapas fiable como Google Maps. Una opción super popular para muchos usuarios, ya que ofrece mapas detallados de ciudades, pueblos y zonas rurales, así como actualizaciones del tráfico en tiempo real e información sobre el transporte público. Además, se pueden utilizar aplicaciones como Citymapper o Moovit para planificar rutas e identificar las mejores opciones de transporte público.
Si nos apasionan las últimas tecnologías y queremos dar un paso más, siempre se puede hacer uso de aplicaciones de realidad aumentada como Google Street View o Maps.me. Estas herramientas permiten una comprensión más completa e inmersiva del entorno circundante. Además, pueden ayudar a los usuarios a descubrir joyas ocultas y puntos de interés locales que, de otro modo, podrían pasar desapercibidos.
5.Pagos
Aunque sea un viaje de negocios, no estaremos exentos de tener que hacer pagos y registrarlos, aunque luego vayamos a recibir el importe de vuelta por nuestra empresa. Por ello, es importante que contemos con uno o varios métodos para realizar pagos sin problemas y obstáculos de incompatibilidad.
Una de las opciones más cómodas es utilizar un método de pago contactless, como Apple Pay o Google Pay, que permite al usuario realizar transacciones utilizando su dispositivo móvil. Este tipo de pago es hoy en día aceptado por multitud de comercios en España, incluidos restaurantes, tiendas e , incluso, taxis, lo que lo convierte en una opción cómoda y sencilla de utilizar.
Otro tema a tener en cuenta es el cambio de divisas. En este sentido, existen servicios en línea como TransferWise o PayPal que garantizan el tipo de cambio más competitivo en el momento. Estos servicios suelen ofrecer tipos más competitivos que los de los bancos tradicionales, y reducen así los costes de transacción.
Además, se pueden utilizar aplicaciones como XE Currency o Currency Converter para controlar los tipos de cambio e identificar las mejores opciones de transacciones en el momento que lo necesitemos.
6.Gestión del tiempo
Si no queremos estar corriendo entre reunión y reunión, podemos buscar tiempo para descansar o encontrar un hueco para una videollamada para ponernos al día, es crucial contar con herramientas que nos ayuden a gestionar el tiempo de la mejor manera.
Un calendario digital, como Google Calendar o Apple Calendar, puede ser una herramienta muy útil para gestionar horarios, reuniones, citas y eventos. Además, la posibilidad de establecer recordatorios, notificaciones y alertas garantiza que te mantengas alerta y al día.
Otra herramienta inestimable son las aplicaciones de gestión de tareas como Trello o Asana, que permiten al usuario organizar su lista de tareas pendientes y priorizar aquellas más importantes. Además, se pueden utilizar aplicaciones de seguimiento del tiempo como Harvest o Toggl para determinar la cantidad de tiempo dedicado a tareas y proyectos concretos.
En cuanto a las reuniones, la mejor opción es utilizar herramientas de videoconferencia como Zoom o Skype para mantener el contacto con compañeros y clientes que se encuentran en otros lugares. Estas herramientas hacen posible las reuniones virtuales y la colaboración a distancia, reduciendo la necesidad de desplazamientos y ahorrando tiempo.
Mayor comodidad con menos esfuerzo
Tenemos que ser conscientes de la suerte que tenemos en vivir en una época en que la tecnología está en constante crecimiento. Nuevas herramientas y tecnologías son desarrolladas a diario para hacer que las tareas diarias ―y no tan diarias― sean más sencillas o, incluso, puedan hacerse de forma automática.
En este artículo nos hemos centrado en los viajes de negocio que son un buen ejemplo de cómo, en muy poco tiempo, se han convertido en más ágiles y sencillos, permitiendo que podamos centrarnos sobre todo en el objetivo final del viaje, evitando distracciones.
Estas herramientas están al alcance de nuestra mano y consiguen que, en poco tiempo y sin apenas esfuerzo, nuestros viajes sean más cómodos y menos engorrosos.
